อำนาจกรรมการและเงื่อนไขลงนาม — ใครเซ็นแล้วบริษัทผูกพัน? ✓

✓ ตรวจทบทวนข้อกฎหมายล่าสุดเมื่อวันที่ 28 กันยายน 2569 · ปรับปรุงเนื้อหาบนเว็บไซต์เมื่อวันที่ 29 กันยายน 2569

ธันย์ธรณ์เทพ แย้มอุทัย, Ph.D. | LAS Legal | 29 สิงหาคม 2569 | ปรับปรุง 12 กันยายน 2569

ปัญหาที่เกิดขึ้นจริงในวันเซ็นสัญญา

บริษัทกำหนดให้กรรมการสองคนลงนามร่วมกัน แต่คู่ค้ากลับได้รับเอกสารที่มีกรรมการเพียงคนเดียวเป็นผู้เซ็น อีกฝ่ายอาจบอกว่า “เป็นผู้บริหารสูงสุดจึงเซ็นได้” ขณะที่ฝ่ายบริษัทอาจยืนยันว่า “ไม่มีมติอนุมัติจึงไม่ผูกพัน” ความขัดแย้งแบบนี้ไม่ได้แก้ด้วยการดูตำแหน่งบนบัตรนามบัตร แต่ต้องย้อนกลับไปดูอำนาจที่จดทะเบียนและระบบอนุมัติภายใน

สำหรับธุรกิจที่มีผู้ถือหุ้นหลายฝ่าย เรื่องนี้เชื่อมโยงกับ Minority Protection และการควบคุมการใช้อำนาจของบริษัทโดยตรง เพราะการลงนามผิดเงื่อนไขอาจทำให้เกิดข้อพิพาทเรื่องเงินกู้ การซื้อทรัพย์สิน การร่วมทุน หรือการให้หลักประกัน แม้คู่สัญญาจะตั้งใจทำธุรกรรมโดยสุจริตก็ตาม

โครงสร้างอำนาจ: บริษัท กรรมการ และผู้ถือหุ้น

บริษัทจำกัดเมื่อจดทะเบียนแล้วเป็นนิติบุคคลแยกต่างหากจากผู้ถือหุ้นตาม ป.พ.พ. มาตรา 1015 ส่วนมาตรา 1096 อธิบายรูปแบบบริษัทจำกัดและการจำกัดความรับผิดของผู้ถือหุ้น ผู้ถือหุ้นจึงรับผิดจำกัดเพียงจำนวนเงินค่าหุ้นที่ยังชำระไม่ครบ ส่วนการจัดการกิจการเป็นหน้าที่ของกรรมการภายใต้กฎหมาย ข้อบังคับ และมติของที่ประชุมที่เกี่ยวข้อง

มาตรา 1111 เป็นรายการในคำขอจดทะเบียนบริษัทเมื่อจำนวนเงินตามมาตรา 1110 ได้ใช้เสร็จแล้ว โดย (5) ต้องระบุชื่อ อาชีวะ และที่สำนักของกรรมการทุกคน และ (6) ถ้าให้กรรมการต่างมีอำนาจจัดการโดยลำพัง ต้องแสดงอำนาจของกรรมการนั้น ๆ และบอกจำนวนหรือชื่อกรรมการซึ่งจะลงชื่อเป็นสำคัญผูกพันบริษัทได้ นี่คือจุดเริ่มต้นของการตรวจสอบภายนอก แต่ข้อมูลดังกล่าวต้องอ่านคู่กับข้อบังคับและมติภายใน ไม่ใช่ใช้แทนกันทั้งหมด และมาตรานี้ไม่ใช่กำหนดระยะเวลาสามเดือนหลังประชุมจัดตั้ง

5 เอกสารที่ต้องอ่านร่วมกัน

1) หนังสือรับรองบริษัทฉบับปัจจุบัน

เอกสารนี้ใช้เช็กชื่อบริษัท ที่ตั้ง กรรมการ และเงื่อนไขลงนามที่ยื่นต่อนายทะเบียน กรมพัฒนาธุรกิจการค้าระบุรายการกรรมการผู้มีอำนาจลงชื่อแทนบริษัทไว้ในคู่มือการจดทะเบียน การตรวจควรใช้ฉบับที่ออกใกล้วันลงนาม และควรเก็บหลักฐานวันที่ดาวน์โหลดหรือรับเอกสารไว้ในแฟ้มธุรกรรม

2) ข้อบังคับบริษัท (Articles of Association)

ข้อบังคับอาจกำหนดจำนวนกรรมการ วิธีประชุม องค์ประชุม การอนุมัติธุรกรรมสำคัญ การใช้ตราประทับ และสิทธิของผู้ถือหุ้นส่วนน้อย มาตรา 1144 วางหลักว่าบริษัทจำกัดให้มีกรรมการคนหนึ่งหรือหลายคนจัดการตามข้อบังคับของบริษัท และอยู่ในความครอบงำของที่ประชุมใหญ่แห่งผู้ถือหุ้นทั้งปวง การเห็นชื่อกรรมการในหนังสือรับรองจึงยังไม่ตอบทุกคำถาม

3) มติคณะกรรมการหรือมติผู้ถือหุ้น

ธุรกรรมบางประเภทต้องมีมติอนุมัติก่อน เช่น การกู้เงินหรือการให้หลักประกันตามเกณฑ์ภายในของบริษัท หรือเรื่องที่ข้อตกลงผู้ถือหุ้นกำหนดเป็น Reserved Matter มติที่ดีควรระบุคู่สัญญา วงเงิน ขอบเขตอำนาจ ผู้ลงนาม และเงื่อนไขสำคัญให้ตรวจย้อนกลับได้

4) หนังสือมอบอำนาจ

ถ้าผู้ลงนามไม่ได้ใช้อำนาจในฐานะกรรมการโดยตรง ต้องตรวจผู้มอบอำนาจ ขอบเขตงาน วันมีผล การลงนามตามเงื่อนไขของบริษัท และเอกสารแนบ การเขียนคำว่า “ดำเนินการแทนบริษัทได้ทุกเรื่อง” โดยไม่มีขอบเขตอาจสร้างความเสี่ยงด้านการตีความและการควบคุมภายใน

5) ตราประทับและเอกสารประกอบ

ตราประทับอาจเป็นเงื่อนไขเพิ่มเติมตามข้อความที่จดทะเบียนหรือข้อบังคับ แต่ไม่ควรใช้ตราประทับเป็นเหตุผลเดียวที่จะละเลยการตรวจลายมือชื่อ อำนาจ และมติ หากเอกสารมีการแก้ไขหลายหน้า ควรให้ผู้มีอำนาจลงนามกำกับหน้าหรือใช้ระบบลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่ตรวจสอบตัวตนและการเปลี่ยนแปลงเอกสารได้

Decision Matrix: ใครควรเซ็นแบบไหน

เมื่อไรจึงควรถือว่าการลงนามผูกพันบริษัท

ในทางปฏิบัติ ให้แยกคำถามออกเป็นสองข้อ: (ก) ผู้ลงนามแสดงอำนาจของบริษัทได้ถูกชั้นหรือไม่ และ (ข) บริษัทได้อนุมัติธุรกรรมนั้นตามกฎภายในหรือไม่ การตอบข้อแรกจากหนังสือรับรองไม่ได้ทำให้ข้อสองหายไป และการมีมติภายในก็ไม่ได้ทำให้เงื่อนไขลงนามที่จดทะเบียนถูกข้ามได้ทันที

ป.พ.พ. มาตรา 1166 วางหลักว่าการกระทำของกรรมการยังสมบูรณ์ แม้ภายหลังพบว่าการแต่งตั้งมีข้อบกพร่องหรือผู้ได้รับแต่งตั้งบกพร่องด้วยองค์คุณที่ควรมีสำหรับตำแหน่งกรรมการ ส่วนมาตรา 1167 ให้ความเกี่ยวพันระหว่างกรรมการ บริษัท และบุคคลภายนอกอยู่ภายใต้บทว่าด้วยตัวแทน สองมาตรานี้จึงเป็น “ชั้นกฎหมายตัวแทน” ที่ต้องอ่านประกอบกับหนังสือรับรองและข้อบังคับ แต่ไม่ใช่ใบรับรองอัตโนมัติว่าการเซ็นไม่ครบเงื่อนไขหรือการอนุมัติภายในที่ขาดหายจะถูกแก้ให้ถูกต้องเสมอ

หากพบความไม่ตรงกัน เช่น กรรมการเซ็นไม่ครบจำนวน ใช้ตราประทับไม่ตรงเงื่อนไข หรือผู้รับมอบอำนาจลงนามเกินขอบเขต อย่าเขียนข้อสรุปตายตัวว่า “เป็นโมฆะ” หรือ “ผูกพันแน่นอน” โดยไม่มีการวิเคราะห์กฎหมายและข้อเท็จจริงเพิ่มเติม ควรขอเอกสารแก้ไข การยืนยันจากบริษัท หรือให้ที่ปรึกษาตรวจประเด็นการให้สัตยาบัน การปฏิบัติตามภายหลัง และพฤติการณ์ของคู่สัญญาเป็นรายกรณี

มติบอร์ดกับมติผู้ถือหุ้น

มาตรา 1151 วางหลักว่าอันผู้เป็นกรรมการนั้น เฉพาะแต่ที่ประชุมใหญ่เท่านั้นอาจจะตั้งหรือถอนได้ ต้องแยกกรณีตำแหน่งว่างเพราะเหตุอื่นนอกจากถึงคราวออกตามเวร ตามมาตรา 1155 ซึ่งกรรมการจะเลือกผู้อื่นตั้งขึ้นใหม่ให้เต็มที่ว่างได้ แต่ผู้นั้นอยู่ในตำแหน่งได้เพียงเท่ากำหนดเวลาที่กรรมการผู้ออกไปนั้นชอบที่จะอยู่ได้ การเปลี่ยนตัวกรรมการจึงต้องแยก “มติที่อนุมัติภายใน” ออกจาก “การจดทะเบียนให้ข้อมูลภายนอกเป็นปัจจุบัน” เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกรรมการ มาตรา 1157 กำหนดให้บริษัทนำความไปจดทะเบียนภายในสิบสี่วันนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลง ส่วนการเปลี่ยนเฉพาะเงื่อนไขลงนามโดยไม่เปลี่ยนตัวกรรมการ ต้องตรวจข้อบังคับว่าใครมีอำนาจอนุมัติ และบริษัทจะถือเอาประโยชน์ต่อบุคคลภายนอกจากข้อความที่บังคับให้จดทะเบียนยังไม่ได้จนกว่าจะจดแล้ว ตามมาตรา 1023 — อย่านับสิบสี่วันจากคู่มือปฏิบัติแทนตัวบทเมื่อเรื่องนั้นไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงกรรมการตามมาตรา 1157

สำหรับมติพิเศษ ป.พ.พ. มาตรา 1194 ใช้เมื่อกฎหมายกำหนดให้ต้องทำโดยมติพิเศษ โดยที่ประชุมใหญ่ต้องลงมติด้วยคะแนนเสียงข้างมากไม่ต่ำกว่าสามในสี่ของจำนวนเสียงทั้งหมดของผู้ถือหุ้นที่มาประชุมและมีสิทธิออกเสียงลงคะแนน ทั้งมาตรานี้พูดเฉพาะมติพิเศษ ไม่ได้แยกวรรคหนึ่งเป็นมติธรรมดาเกินกึ่งหนึ่ง การประชุมต้องแจ้งวาระและดำเนินการตามข้อบังคับและกฎหมาย การใช้รายงานประชุมผิดประเภทอาจทำให้หลักฐานการอนุมัติไม่พอ แม้ทุกคนในที่ประชุมจะเป็นบุคคลกลุ่มเดียวกัน

ความรับผิดส่วนบุคคลของกรรมการ

      มาตรา ๑๑๔๔  บรรดาบริษัทจำกัด ให้มีกรรมการคนหนึ่งหรือหลายคนด้วยกันจัดการตามข้อบังคับของบริษัท และอยู่ในความครอบงำของที่ประชุมใหญ่แห่งผู้ถือหุ้นทั้งปวง

      มาตรา ๑๑๖๘  ในอันที่จะประกอบกิจการของบริษัทนั้น กรรมการต้องใช้ความเอื้อเฟื้อสอดส่องอย่างบุคคลค้าขายผู้ประกอบด้วยความระมัดระวัง

      ว่าโดยเฉพาะ กรรมการต้องรับผิดชอบร่วมกันในประการต่าง ๆ ดังจะกล่าวต่อไปนี้ คือ

      (๑) การใช้เงินค่าหุ้นนั้น ได้ใช้กันจริง

      (๒) จัดให้มีและรักษาไว้ให้เรียบร้อย ซึ่งบรรดาสมุดบัญชีและเอกสารที่กฎหมายกำหนดไว้

      (๓) การแจกเงินปันผลหรือดอกเบี้ยให้เป็นไปโดยถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนดไว้

      (๔) บังคับการให้เป็นไปโดยถูกต้องตามมติของที่ประชุมใหญ่

      อนึ่ง ท่านห้ามมิให้ผู้เป็นกรรมการประกอบการค้าขายใด ๆ อันมีสภาพเป็นอย่างเดียวกัน และเป็นการแข่งขันกับการค้าขายของบริษัทนั้น ไม่ว่าทำเพื่อประโยชน์ตนหรือเพื่อประโยชน์ผู้อื่น หรือไปเข้าหุ้นส่วนไม่จำกัดความรับผิดในห้างค้าขายอื่นซึ่งประกอบกิจการมีสภาพเป็นอย่างเดียวกันและแข่งขันกับกิจการของบริษัท โดยมิได้รับความยินยอมของที่ประชุมใหญ่ของผู้ถือหุ้น

      บทบัญญัติที่กล่าวมาข้างบนนี้ให้ใช้บังคับตลอดถึงบุคคลซึ่งเป็นผู้แทนของกรรมการด้วย

      มาตรา ๑๑๖๙  ถ้ากรรมการทำให้เกิดเสียหายแก่บริษัท บริษัทจะฟ้องร้องเรียกเอาสินไหมทดแทนแก่กรรมการก็ได้ หรือในกรณีที่บริษัทไม่ยอมฟ้องร้อง ผู้ถือหุ้นคนหนึ่งคนใดจะเอาคดีนั้นขึ้นว่าก็ได้

      อนึ่ง การเรียกร้องเช่นนี้ เจ้าหนี้ของบริษัทจะเป็นผู้เรียกบังคับก็ได้ เท่าที่เจ้าหนี้ยังคงสิทธิเรียกร้องแก่บริษัทอยู่

การที่บริษัทเป็นผู้ทำสัญญาไม่ได้แปลว่ากรรมการจะไม่มีความรับผิดทุกกรณี การจัดการกิจการอยู่ที่กรรมการตามข้อบังคับและอยู่ในความครอบงำของที่ประชุมใหญ่ตามมาตรา 1144 ส่วนมาตรา 1168 กำหนดให้กรรมการใช้ความเอื้อเฟื้อสอดส่องอย่างบุคคลค้าขายผู้ประกอบด้วยความระมัดระวัง และรับผิดชอบร่วมกันโดยเฉพาะในเรื่อง (1) การใช้เงินค่าหุ้นได้ใช้กันจริง (2) สมุดบัญชีและเอกสารที่กฎหมายกำหนด (3) การแจกเงินปันผลหรือดอกเบี้ยให้ถูกต้อง (4) บังคับการให้เป็นไปโดยถูกต้องตามมติของที่ประชุมใหญ่ พร้อมห้ามประกอบการค้าขายอันมีสภาพอย่างเดียวกันและเป็นการแข่งขันกับบริษัทโดยไม่ได้รับความยินยอมของที่ประชุมใหญ่ ถ้ากรรมการทำให้เกิดเสียหายแก่บริษัท มาตรา 1169 ให้บริษัทฟ้องเรียกสินไหมทดแทนได้ และถ้าบริษัทไม่ยอมฟ้อง ผู้ถือหุ้นคนหนึ่งคนใดจะเอาคดีนั้นขึ้นว่าก็ได้ เจ้าหนี้ของบริษัทจะเรียกบังคับก็ได้เท่าที่เจ้าหนี้ยังคงสิทธิเรียกร้องแก่บริษัทอยู่ — อย่าสรุปมาตรา 1168 เป็นบัญชีหน้าที่ “กฎหมาย วัตถุประสงค์ ข้อบังคับ และมติ” แบบรวม เพราะถ้อยคำนั้นไม่ใช่ตัวบทมาตรานี้

ขั้นตอนปฏิบัติและ Checklist

1. ขอหนังสือรับรองบริษัทที่ออกล่าสุดก่อนเริ่มเจรจารอบสุดท้าย
2. อ่านบรรทัดอำนาจลงนามแบบคำต่อคำ รวมถึงคำว่า “และ/หรือ” และเงื่อนไขตราประทับ
3. ขอข้อบังคับเฉพาะหมวดกรรมการ การประชุม และการอนุมัติธุรกรรม
4. ทำตาราง approval matrix แยกอำนาจเซ็น อำนาจอนุมัติ และอำนาจเบิกจ่าย
5. ตรวจมติให้ตรงกับชื่อคู่สัญญา วงเงิน ระยะเวลา และผู้ลงนาม
6. ถ้าใช้ผู้รับมอบอำนาจ ให้แนบหนังสือมอบอำนาจและตรวจวันมีผล/ขอบเขต
7. เก็บ PDF ต้นฉบับและ hash หรือระบบ audit trail ของ e-Signature โดยจำกัดสิทธิ์เข้าถึง
8. ทบทวนอีกครั้งก่อนส่งมอบหรือจ่ายเงิน เพราะอำนาจอาจเปลี่ยนระหว่างการเจรจา

LAS Risk Assessment และมุมโต้แย้ง

มุมโต้แย้งที่ต้องเตรียม

• คู่สัญญา: ผู้ลงนามเป็นผู้บริหารที่ติดต่อกันมาโดยตลอด บริษัทจึงควรรับผิดตามพฤติการณ์ — ต้องตรวจข้อเท็จจริงและหลักกฎหมายที่ใช้จริง ไม่สรุปจากตำแหน่งอย่างเดียว
• บริษัท: เงื่อนไขลงนามไม่ครบและไม่มีมติอนุมัติ — ต้องแสดงหนังสือรับรอง ข้อบังคับ และบันทึกการอนุมัติที่มีอยู่ ณ เวลานั้น
• กรรมการอีกฝ่าย: มีการปฏิบัติตามภายหลังหรือรับประโยชน์ไปแล้ว — ต้องตรวจเอกสารการให้สัตยาบัน การส่งมอบ และการชำระเงินเป็นรายกรณี

ตัวอย่างโครงสร้างเงื่อนไขลงนาม

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นโครงสร้างเพื่อช่วยคุยกับที่ปรึกษา ไม่ใช่ข้อความสำเร็จรูปสำหรับใช้กับทุกบริษัท:

ในเอกสารจริงควรระบุผู้รับผิดชอบการตรวจหนังสือรับรอง วันตรวจ และเอกสารที่ถือเป็นเงื่อนไขก่อนการปฏิบัติตามสัญญา (condition precedent) ให้ชัดเจน โดยต้องปรับให้เข้ากับกฎหมายและข้อเท็จจริงของธุรกรรม

FAQ — คำถามที่พบบ่อย

Key Takeaways

1. หนังสือรับรองคือจุดตรวจอำนาจภายนอก แต่ไม่ใช่เอกสารเดียว
2. แยกอำนาจลงนามออกจากอำนาจอนุมัติภายใน
3. มติ ข้อบังคับ หนังสือมอบอำนาจ และตราประทับต้องสอดคล้องกัน
4. เมื่อเอกสารไม่ตรงกัน ให้หยุดการกระทำที่ย้อนกลับไม่ได้และขอ Legal Review

Related Articles — LAS Share

• ตอนที่ 2: หนังสือบริคณห์สนธิ — DNA ของบริษัท
• ตอนที่ 3: มติที่ประชุม — ธรรมดากับพิเศษ
• ตอนที่ 7: การโอนหุ้นบริษัทจำกัด

แหล่งอ้างอิงและข้อจำกัด

บทความนี้ใช้ตัวบทเป็นฐานในการอธิบายเชิงปฏิบัติ โดยตรวจสถานะกฎหมายจากระบบสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกาที่เข้าถึงได้ ณ วันที่ 12 กันยายน 2569 เอกสาร DBD ที่เชื่อมไว้เป็นคู่มือ/สำเนาอ้างอิง ไม่ใช่ตัวบท และไม่ใช้แทนกำหนดสิบสี่วันในมาตรา 1157 เงื่อนไขที่ขึ้นกับข้อเท็จจริง เช่น ผลของการลงนามเกินอำนาจ การให้สัตยาบัน ความสุจริตของคู่สัญญา และผลของการปฏิบัติตามภายหลัง ต้องตรวจเอกสารและแนวคำพิพากษาที่ตรงเรื่องก่อนให้ความเห็นเฉพาะราย

• สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา — ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ (รายการฉบับรวมในระบบค้นหากฎหมาย) (มาตรา 1015 มาตรา 1023 มาตรา 1096 มาตรา 1111 มาตรา 1144 มาตรา 1151 มาตรา 1155 มาตรา 1157 มาตรา 1166 ถึงมาตรา 1169 และมาตรา 1194)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า — ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ บรรพ 3 (เอกสารเผยแพร่ทางการ) (ใช้เป็นเอกสารอ้างอิงประกอบ ไม่แทนการตรวจฉบับรวมล่าสุด)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า — คู่มือการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทจำกัด (รายการกรรมการผู้มีอำนาจลงชื่อแทนบริษัท เอกสารประกอบ และการเรียกชำระค่าหุ้น)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า — คู่มือการจดทะเบียนแก้ไขกรรมการและ/หรืออำนาจกรรมการ