คำตอบสั้น — Quick Answer / TL;DR
  1. สิทธิตรวจดูและคัดสำเนาตามกฎหมายของ ป.พ.พ.: ผู้ถือหุ้นมีสิทธิตรวจดูสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นในระหว่างเวลาทำการโดยไม่เสียค่าธรรมเนียม (ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1139) และมีสิทธิเรียกให้ส่งมอบสำเนาทะเบียนทั้งหมดหรือบางตอนได้เมื่อเสียค่าสำเนาไม่เกินหน้าละห้าบาท (มาตรา 1140) ผู้ถือหุ้นคนใดขอตรวจดูสมุดรายงานการประชุมและข้อมติทั้งหมดของที่ประชุมผู้ถือหุ้นและของที่ประชุมกรรมการได้ในเวลาใดเวลาหนึ่งระหว่างเวลาทำการ (มาตรา 1207) ส่วนงบดุล บุคคลใดประสงค์จะได้สำเนางบดุลฉบับหลังที่สุดจากบริษัท ย่อมซื้อได้ในราคาไม่เกินฉบับละยี่สิบบาท (มาตรา 1199) และบริษัทต้องส่งสำเนางบดุลไปยังผู้ถือหุ้นทุกคนที่มีชื่อในทะเบียนผู้ถือหุ้นก่อนวันนัดประชุมใหญ่ไม่น้อยกว่าสามวัน (มาตรา 1197) ทั้งนี้ งบดุลต้องมีรายการย่อแสดงจำนวนสินทรัพย์และหนี้สินของบริษัท กับทั้งบัญชีกำไรและขาดทุน (มาตรา 1196)
  2. ขอบเขตเอกสารที่ขอดูไม่ได้โดยตรง: เอกสารทางธุรกิจภายใน เช่น สัญญาการค้ากับคู่ค้า สเตตเมนต์บัญชีธนาคาร หรือใบสำคัญจ่ายเงิน ไม่ใช่เอกสารที่กฎหมายให้สิทธิผู้ถือหุ้นตรวจดูได้โดยอัตโนมัติ เว้นแต่จะมีข้อบังคับบริษัทกำหนดไว้ หรืออาศัยสิทธิของผู้ถือหุ้นที่ถือหุ้นรวมกันไม่น้อยกว่าหนึ่งในห้าของจำนวนหุ้นทั้งหมดในการทำเรื่องราวร้องขอต่อรัฐมนตรีเจ้าหน้าที่ให้ตั้งผู้ตรวจไปตรวจการงานของบริษัทและทำรายงาน (มาตรา 1215 และมาตรา 1216)
  3. ความรับผิดทางพินัยของกรรมการ: ตามพระราชบัญญัติกำหนดความผิดเกี่ยวกับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ห้างหุ้นส่วนจำกัด บริษัทจำกัด สมาคม และมูลนิธิ พ.ศ. 2499 มาตรา 11 ประกอบมาตรา 25 กรรมการซึ่งสั่งการหรือกระทำการ หรือละเว้นไม่สั่งการหรือไม่กระทำการที่ตนมีหน้าที่ จนเป็นเหตุให้บริษัทจำกัดไม่เปิดสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นให้ผู้ถือหุ้นดูเมื่อร้องขอ มีความผิดทางพินัยต้องชำระค่าปรับเป็นพินัยไม่เกินห้าหมื่นบาท

สถานการณ์ที่ผู้ประกอบการมักพบจริง

  1. ในความสัมพันธ์ระหว่างผู้ถือหุ้นเสียงข้างน้อยและกรรมการบริษัท บ่อยครั้งที่ความขัดแย้งเริ่มต้นจากการ "ไม่รู้" ข้อมูลภายใน เมื่อผู้ถือหุ้นสงสัยว่ามีการทุจริตหรือบริหารงานผิดพลาด จึงพยายามขอดูเอกสารทางการเงินเชิงลึก เช่น สเตตเมนต์ธนาคารหรือสัญญาจ้างงาน ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย คือผู้ถือหุ้นเชื่อว่าการเป็นเจ้าของหุ้นให้สิทธิในการดูเอกสาร "ทุกอย่าง" ของบริษัท ในขณะที่กรรมการมักปฏิเสธการให้ดูแม้กระทั่งสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นโดยอ้างว่าเป็นความลับ จุดพลิก ของเรื่องนี้คือการแยกแยะระหว่าง "เอกสารที่ต้องเปิดเผยตามกฎหมาย" และ "เอกสารลับทางการค้า" ซึ่งบทความนี้จะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจขอบเขตอำนาจหน้าที่เพื่อลดความเสี่ยงทางคดีความ

ภูมิทัศน์กฎหมายสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของเสียงข้างน้อยในบริษัทจำกัด (ป.พ.พ. ลักษณะ 22)

ภายใต้ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ (ป.พ.พ.) โครงสร้างบริษัทจำกัดถูกออกแบบมาให้กรรมการเป็นผู้บริหารจัดการกิจการ โดยมีผู้ถือหุ้นเป็นเจ้าของเงินทุน กฎหมายจึงต้องสร้างสมดุลระหว่างสิทธิในการบริหารของกรรมการกับสิทธิในการรับรู้สถานะของเจ้าของ (ผู้ถือหุ้น) โดยเฉพาะผู้ถือหุ้นเสียงข้างน้อยที่ไม่มีอำนาจควบคุม สิทธิการเข้าถึงข้อมูลจึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการตรวจสอบความโปร่งใสและป้องกันการใช้อำนาจในทางมิชอบ

ผลกระทบเชิงธุรกิจ Business Consequences

กรอบกฎหมายและ Claim Ledger Legal Framework

Claim IDLegal Basis (Reference)Description of Right / ClaimPenalty / Enforcement
C-SHARE-16-01ป.พ.พ. มาตรา 1139สิทธิตรวจดูสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นในเวลาทำการโดยไม่เสียค่าธรรมเนียมตามพระราชบัญญัติกำหนดความผิดเกี่ยวกับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ห้างหุ้นส่วนจำกัด บริษัทจำกัด สมาคม และมูลนิธิ พ.ศ. 2499 มาตรา 11 ประกอบมาตรา 25 บริษัทจำกัดที่ไม่เปิดสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นให้ผู้ถือหุ้นดูเมื่อร้องขอ มีความผิดทางพินัยต้องชำระค่าปรับเป็นพินัยไม่เกินสองหมื่นบาท และกรรมการที่สั่งการหรือละเว้นหน้าที่จนเป็นเหตุให้บริษัทกระทำความผิดดังกล่าว มีความผิดทางพินัยต้องชำระค่าปรับเป็นพินัยไม่เกินห้าหมื่นบาท
C-SHARE-16-02ป.พ.พ. มาตรา 1207สิทธิตรวจดูสมุดรายงานการประชุมและบัญชีมติของที่ประชุมกรรมการ/ผู้ถือหุ้นตามพระราชบัญญัติกำหนดความผิดเกี่ยวกับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ห้างหุ้นส่วนจำกัด บริษัทจำกัด สมาคม และมูลนิธิ พ.ศ. 2499 มาตรา 28 กรรมการที่ไม่จัดให้จดบันทึกรายงานการประชุมและข้อมติหรือไม่เก็บรักษาสมุดรายงานการประชุม มีความผิดทางพินัยต้องชำระค่าปรับเป็นพินัยไม่เกินห้าหมื่นบาท
C-SHARE-16-03ป.พ.พ. มาตรา 1199สิทธิซื้อสำเนางบดุลฉบับหลังที่สุดจากบริษัทในราคาไม่เกินฉบับละยี่สิบบาทมาตรา 1199 มิได้บัญญัติผลต่อมติที่ประชุม บทกำหนดโทษให้ตรวจตามพระราชบัญญัติกำหนดความผิดเกี่ยวกับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ห้างหุ้นส่วนจำกัด บริษัทจำกัด สมาคม และมูลนิธิ พ.ศ. 2499 มาตรา 18 ซึ่งกำหนดให้บริษัทจำกัดที่ไม่จำหน่ายสำเนางบดุลแก่ผู้ปรารถนาจะซื้อมีความผิดทางพินัยต้องชำระค่าปรับเป็นพินัยไม่เกินสองหมื่นบาท
C-SHARE-16-04ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1197สิทธิของผู้ถือหุ้นที่มีชื่อในทะเบียนในการได้รับสำเนางบดุลก่อนวันนัดประชุมใหญ่ไม่น้อยกว่าสามวันหากมิได้ส่งสำเนางบดุลก่อนวันนัดประชุมตามมาตรา 1197 มติอนุมัติงบดุลอาจถูกร้องขอให้ศาลเพิกถอนภายในหนึ่งเดือนนับแต่วันลงมติ (มาตรา 1195)
C-SHARE-16-05ป.พ.พ. มาตรา 1215สิทธิทำเรื่องราวร้องขอต่อรัฐมนตรีเจ้าหน้าที่ให้ตั้งผู้ตรวจ (ผู้ถือหุ้นรวมกัน >= 1/5)รัฐมนตรีเจ้าหน้าที่ตั้งผู้ตรวจ

การเปรียบเทียบเอกสาร 2 กลุ่ม: Statutory Books กับ Management & Financial Records

ประเภทเอกสารเอกสารที่กฎหมายให้สิทธิผู้ถือหุ้นตรวจดูหรือขอสำเนาได้ (Statutory Books)เอกสารลับทางการค้า/ภายใน (Management Records)
ตัวอย่างเอกสารสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น, รายงานการประชุมผู้ถือหุ้นและรายงานการประชุมกรรมการ, งบดุลที่อนุมัติแล้วสัญญาซื้อขายคู่ค้า, สเตตเมนต์ธนาคาร, ใบสำคัญจ่าย, บัญชีรายวัน
ฐานสิทธิตามกฎหมายป.พ.พ. มาตรา 1139 มาตรา 1140 มาตรา 1197 มาตรา 1199 และมาตรา 1207ไม่มีระบุใน ป.พ.พ. (เว้นแต่เขียนไว้ในข้อบังคับ)
วิธีการเข้าถึงยื่นหนังสือขอตรวจดูสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นและสมุดรายงานการประชุมได้ในเวลาทำการโดยไม่ต้องแสดงเหตุผลในการขอตรวจดู (กรรมการอาจจำกัดเวลาตรวจดูสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นได้พอสมควรโดยต้องไม่น้อยกว่าวันละสองชั่วโมง) ส่วนงบดุลให้ขอซื้อสำเนางบดุลฉบับหลังที่สุด หรือรับสำเนาที่บริษัทส่งก่อนการประชุมใหญ่ต้องอาศัยข้อบังคับหรือข้อตกลงระหว่างผู้ถือหุ้น (SHA) การให้ผู้ตรวจที่รัฐมนตรีเจ้าหน้าที่ตั้งตามมาตรา 1215 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์เป็นผู้ตรวจ หรือการยื่นคำร้องต่อศาลเมื่อมีคดีพิพาท เพื่อขอให้ศาลสั่งให้คู่ความอีกฝ่ายหนึ่งส่งต้นฉบับเอกสารที่ตนอ้างเป็นพยานหลักฐานตามประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง มาตรา 123

ขั้นตอนการยื่นหนังสือขอตรวจดูเอกสาร Formal Demand Letter

ในการใช้สิทธิ ผู้ถือหุ้นควรดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้:

  1. จัดทำหนังสือ (Notice): ระบุรายการเอกสารที่ต้องการตรวจดูให้ชัดเจน (อ้างอิงมาตราที่เกี่ยวข้อง)
  2. กำหนดเวลา: ระบุวันที่และเวลาที่ต้องการเข้าตรวจดู (ต้องเป็นเวลาทำการของบริษัท) ซึ่งควรให้เวลาล่วงหน้าอย่างสมเหตุสมผล (เช่น 3-7 วัน)
  3. การส่งมอบ: ส่งทางไปรษณีย์ตอบรับ (EMS/Registered Mail) ไปยังที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่ของบริษัท เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินคดีหากถูกปฏิเสธ

กลไกการขอให้รัฐมนตรีเจ้าหน้าที่ตั้งผู้ตรวจ (Inspector Appointed by the Competent Minister) ตาม ป.พ.พ. มาตรา 1215

หากผู้ถือหุ้นมีความจำเป็นต้องดูเอกสารเชิงลึก (เช่น สเตตเมนต์ธนาคาร) แต่ถูกกรรมการปฏิเสธ ผู้ถือหุ้นที่ถือหุ้นรวมกันไม่น้อยกว่าหนึ่งในห้า (20%) ของจำนวนหุ้นทั้งหมดอาจทำเรื่องราวร้องขอต่อรัฐมนตรีเจ้าหน้าที่ให้ตั้งผู้ตรวจไปตรวจการงานของบริษัทและทำรายงาน (ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1215) ทั้งนี้ รัฐมนตรีอาจให้ผู้ยื่นเรื่องราววางประกันค่าใช้สอยก่อนตั้งผู้ตรวจ กรรมการ ลูกจ้างและตัวแทนของบริษัทต้องส่งสมุดและเอกสารทั้งปวงให้แก่ผู้ตรวจ และผู้ตรวจอาจให้บุคคลเหล่านั้นสาบานตัวแล้วสอบถามคำให้การในเรื่องอันเนื่องด้วยการงานของบริษัทได้ (มาตรา 1216)

LAS Practice Note: กลยุทธ์การร่างข้อตกลงผู้ถือหุ้น SHA

เพื่อป้องกันปัญหาในอนาคต LAS แนะนำให้กำหนด "Information Rights" ไว้ใน Shareholders' Agreement (SHA) หรือ ข้อบังคับบริษัท ดังนี้:

ข้อต่อสู้ของฝ่ายกรรมการผู้บริหารกับผู้ถือหุ้นเสียงข้างน้อย Devil's Advocate

ตัวอย่างสถานการณ์จำลอง Worked Example

A ซึ่งถือหุ้นร้อยละ 25 ในบริษัท B จำกัด สงสัยว่ากรรมการมีการไซฟ่อนเงินออก จึงทำหนังสือขอตรวจดูสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นและงบการเงิน

Checklist 10 จุดตรวจการใช้สิทธิตรวจดูและคัดสำเนาเอกสารบริษัท

คำถามที่พบบ่อย Frequently Asked Questions

ขอถ่ายรูปสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นด้วยมือถือได้หรือไม่?
ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1140 ผู้ถือหุ้นเรียกให้บริษัทส่งมอบสำเนาสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นได้โดยเสียค่าสำเนาไม่เกินหน้าละห้าบาท ส่วนการถ่ายภาพด้วยเครื่องมือส่วนตัวมิได้บัญญัติไว้ในตัวบท ควรขอความยินยอมจากบริษัทเป็นหนังสือก่อน [ต้องยืนยันแหล่งที่มา]
กรรมการต้องให้ดูเอกสารทันทีที่เดินเข้าไปหาหรือไม่?
ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1139 ให้ผู้ถือหุ้นดูสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นได้ในระหว่างเวลาทำการ แต่กรรมการอาจจำกัดเวลาตรวจดูได้พอสมควรโดยต้องไม่น้อยกว่าวันละสองชั่วโมง ส่วนสมุดรายงานการประชุมตามมาตรา 1207 ผู้ถือหุ้นขอตรวจดูได้ในเวลาใดเวลาหนึ่งระหว่างเวลาทำการ ทั้งนี้ ในทางปฏิบัติควรมีการแจ้งล่วงหน้าตามสมควรเพื่อเตรียมเอกสาร

อ้างอิง — References

บทความที่เกี่ยวข้อง

ข้อสงวน (Disclaimer): บทความนี้จัดทำโดย Legal Advance Solution Co., Ltd. เพื่อเป็นข้อมูลทั่วไปด้านกฎหมายเท่านั้น ไม่ถือเป็นคำปรึกษากฎหมายเฉพาะกรณี และไม่ก่อให้เกิดความสัมพันธ์ทนาย-ลูกความ กฎหมายอาจมีการเปลี่ยนแปลง กรุณาปรึกษาทนายความที่มีใบอนุญาตก่อนดำเนินการใด ๆ ตามกฎหมาย | LAS Legal Hub — ข้อมูลกฎหมายเพื่อธุรกิจ